Zarządzenie Nr 25/2019 Wójta Gminy Janów z dnia 25 stycznia 2019r. w sprawie zasad przygotowania i obiegu umów oraz prowadzenia Centralnego Rejestru Umów w Urzędzie Gminy Janów

Zarządzenie Nr 25/2019
Wójta Gminy Janów
z dnia 25 stycznia 2019 r.
w sprawie zasad przygotowania i obiegu umów oraz prowadzenia Centralnego Rejestru Umów w Urzędzie Gminy Janów

Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2018, poz. 994 z późn. zm.), celem zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej, wprowadza się zasady przygotowywania obiegu umów i porozumień oraz prowadzenia rejestru umów i porozumień w Urzędzie Gminy Janów, 

Wójt Gminy Janów zarządza:

§ 1.

1. Ustala się jednolity sposób postępowania przy przygotowywaniu i rejestracji umów, aneksów do umów i porozumień, zamówień oraz zleceń, których stroną jest Gmina Janów, zwanych dalej „umowami”. 2. Zarządzenie nie dotyczy umów wynikających ze stosunku pracy i umów na używanie pojazdów prywatnych do celów służbowych oraz umów najmu na lokale mieszkalne.
3. Sporządzający umowę lub składający zamówienie przy ich opracowywaniu mogą korzystać z uniwersalnych dostępnych wzorów, ze szczególnym uwzględnieniem warunków, określonych w załączniku nr 1 do niniejszego zarządzenia, które należy ująć w treści umowy lub zamówieniu wraz z uwzględnieniem wymogów wynikających z przepisów obowiązującego prawa.

§ 2.

1. Umowy mogą być zawierane: a) na podstawie poleceń Wójta Gminy Janów, b) z inicjatywy komórki organizacyjnej bądź osoby upoważnionej, właściwych w sprawach objętych umową i odpowiedzialnych za jej stronę merytoryczną.
2. Umowy, które wywołują zobowiązanie Gminy sporządzane są w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach.

§ 3.

Za właściwe przygotowanie umowy i uzgodnienie jej zapisów ze stronami umowy oraz za zabezpieczenie finansowe zaciągniętego zobowiązania do wysokości posiadanych środków budżetowych i zgodność zapisów z zakresem rzeczowym i budżetem w pełni odpowiada pracownik, z którego inicjatywy umowa zostaje zawarta lub, który został upoważniony przez wójta do przygotowania i realizacji umowy.

§ 4.

1. Projekt umowy pod względem formalno-prawnym opiniuje radca prawny pełniący obsługę prawną w Urzędzie Gminy Janów.
2. Projekt umowy, do którego wniesiono uwagi, zmiany lub poprawki, wymaga ponownego zaopiniowania przez radcę prawnego.
3. Zaopiniowanie projektu umowy pod względem formalno-prawnym potwierdza radca prawny poprzez odciśnięcie pieczęci imiennej oraz złożenie podpisu na ostatniej stronie projektu umowy oraz parafowanie każdej strony projektu umowy.

§ 5.

1. Projekt umowy, z której wynika zobowiązanie pieniężne podlega kontrasygnacie Skarbnika Gminy lub osoby przez niego upoważnionej, a następnie przekazywany jest do podpisu Wójtowi Gminy lub osobie pisemnie upoważnionej przez niego.
2. Każda strona projektu umowy na egzemplarzu pozostającym w Urzędzie jako strony umowy, winna być parafowana przez każdą z osób składających podpis na projekcie.
3. Egzemplarz umowy, który pozostaje w Urzędzie winien posiadać również podpis pracownika merytorycznego, który przygotował umowę inicjując potrzebę danego zakupu.
4. Pracownik, z którego inicjatywy umowa zostaje zawarta lub, który został upoważniony przez wójta do przygotowania umowy, odpowiada za pełną obsługę umowy wraz z bezpośrednim nadzorem nad jej rejestracją w Centralnym Rejestrze Umów, realizację i terminowe rozliczenie finansowe.

§ 6.

W celu utworzenia jednolitej ewidencji zawieranych umów i porozumień tworzy się w Urzędzie Gminy Janów Centralny Rejestr Umów i Porozumień, zwany dalej „Rejestrem”.

§ 7.

1. Centralny Rejestr Umów i Porozumień prowadzony jest w formie elektronicznej przez Sekretarza Gminy i publikowany jest w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) Urzędu Gminy Janów. 2. Wzór rejestru stanowi załącznik nr 2 do zarządzenia.

§ 8.

1. Obowiązek rejestracji w Centralnym Rejestrze Umów i Porozumień dotyczy wszystkich umów dotyczących dzierżaw, wydatków bieżących, inwestycyjnych, zamówień, zleceń, pożyczek, kredytów, emisji, obligacji, dotacji i porozumień oraz aneksów do nich z wyłączeniem umów, o których mowa w § 1 ust. 2.
2. Obowiązek zarejestrowania zawartej umowy spoczywa na osobie odpowiedzialnej za przygotowanie umowy i winien być zrealizowany niezwłocznie, nie później niż w terminie 3 dni od dnia zawarcia lub otrzymania podpisanej przez drugą stronę umowy.
3. Podstawą rejestracji jest oryginalny egzemplarz umowy.
4. Osoba prowadząca Rejestr jest zobowiązana do prowadzenia zbioru oryginalnych egzemplarzy zarejestrowanych umów i porozumień. Oraz do przekazania kserokopii pracownikowi merytorycznemu i pracownikowi referatu finansów.

§ 9.

1. Potwierdzeniem rejestracji umowy jest opatrzenie egzemplarza umowy pieczęcią o treści: „Umowa/Porozumienie/Aneks Nr …………. zarejestrowana w Centralnym Rejestrze Umów Urzędu Gminy Janów pod pozycją .……..... podpis ……..……...….”
2. Wpisu dokonuje pracownik prowadzący Rejestr.
3. Wszystkie egzemplarze umowy oznacza się numerem z Rejestru.

§ 10.

1. Numer umowy zawiera następujące informacje:
a) litera „U” – oznaczająca umowę,
b) kolejny numer sprawy wynikający ze spisu spraw,
c) symbol komórki organizacyjnej i prowadzącego sprawę, który merytorycznie przygotował umowę, d) cztery cyfry roku kalendarzowego.
2. Numer porozumienia zawiera następujące informacje:
a) litera „P” – oznaczająca porozumienie,
b) kolejny numer sprawy wynikający ze spisu spraw,
c) symbol komórki organizacyjnej i prowadzącego sprawę, który merytorycznie przygotował porozumienie,
d) cztery cyfry roku kalendarzowego. Wszystkie znaki i symbole zawarte w numerze umowy czy porozumienia należy oddzielić znakiem „/”.

§ 11.

1. Przepisy zarządzenia stosuje się również do wszystkich aneksów do umów.
2. Numer aneksu do zawartej umowy składa się z numeru umowy podstawowej łamanego przez literę „A” z cyfrą po myślniku, oznaczającą kolejny numer aneksu.
3. W rejestrze wpisuje się numer i datę aneksu w odpowiedniej kolumnie, w wierszu, w którym jest wpisana umowa, której aneks dotyczy.

§ 12.

Zobowiązuje się komórki organizacyjne i samodzielne stanowiska Urzędu właściwe w sprawach objętych zawieraną umową i odpowiedzialne za jej stronę merytoryczną do prowadzenia we własnym zakresie ich ewidencji, zgodnie z aktami spraw.

§ 13.

Pracownik prowadzący Rejestr informuje Wójta, o każdym przypadku zgłoszenia do rejestracji umowy lub porozumienia po terminie określonym w § 9 ust. 2.

§ 14.

Wykonanie zarządzenia powierza się - kierownikom referatów i samodzielnym stanowiskom pracy Urzędu Gminy Janów.

§ 15.

Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy Janów.

§ 16.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

 

Wójt Gminy Janów
/-/ Edward Moskalik